Yönetim Kaynaklı Sorunlar ve Kritik Başarı Faktörleri
-Projenin üst yönetim tarafından yeterince sahiplenilmemesi, ERP sistemlerinin yönetilmesi gereken bir değişim süreci olduğunun farkında olunmaması.
-ERP projesinin kapsamının doğru belirlenememesi, ERP’nin tüm fonksiyon ve modüllerine tüm teknolojiye sahip olmak için tüm kapsamı gereğinden fazla geniş tutmaları ya da projeyi fazlara bölmeden bir anda geçişe odaklanmaları.
-Proje ekibine şirketten insiyatif ve vizyon sahibi doğru sorumluların atanmamış olması.
-ERP’ye geçiş öncesi, iş akışlarının ve kritik süreçlerin tanımlanmasına zaman ayrılmaması.
-Danışmanlık hizmeti alınması gereken projelerde, danışmanlık hizmeti alınmaması ya da maliyet odaklı tercihte bulunulması yanlış danışmanlarla çalışılması.
-Şirket ihtiyaçlarının ne kadarının ve hangi takvimle ERP sisteminde sağlanacağının doğru belirlenememesi, ihtiyaç duyulmayan ya da olmazsa olmaz olmayan rapor talepleri nedeniyle sistemin karmaşıklaşması ve proje maliyetinin gereğinden fazla oluşması.
-Şirketlerin, ERP projelerine başlamadan önce ihtiyaçları bağımsız proje danışmanları ile birlikte analiz edip, bu ihtiyaçları gerekirse yıllara yayılmış bir yol haritasına oturtarak çözümler sunan danışmanlık şirketleri ile çalışmaları projelerin başarısını artıracak ve projelerden önce analiz safhasına yeterince zaman ayırmaları her açıdan beklentileri netleştirecektir.
-KOBİ’lerin ERP seçiminde minimum geliştirme gerektirecek çözümler üzerinde yoğunlaşmaları, benzer projeler yapmış danışmanların önerilerini uygulama konusunda istekli olmaları gerekir.
-Proje sırasında oluşacak dar boğazları, çatışma ve problemleri önceden öngörerek bunlara hazırlıklı olmamak. Her projede sorun ve aksaklık çıkacaktır ancak sorunları doğru şekilde ve hızla aşanlar sonuca ulaşabilmektedir. Her şeyi kendi haline bırakanlar bu tür değişim projelerinde sonuca ulaşamayacak, ya da yüksek maliyetle ve düşük verimle ulaşacaklardır.
-Büyümekte olan KOBİ’ler ERP projelerini birer değişim ve yeniden yapılanma fırsatı olarak görmeli. Böylelikle organizasyonel gelişmelerin ve kurumsallaşma hedeflerinin de önü açılmış olacaktır.
-Proje planlanan fazlar doğrultusunda izlenmeli, raporlanmalı ve çok iyi bir iletişimle yürütülmelidir. Değişen şartlar doğrultusunda hızlı ve doğru kararlar alınmalı.
-KOBİ projelerinde eski muhasebe sistemi veya küçük çaplı ERP’lerden kalma alışkanlıklar iyi gözlenmeli ve bunun kur ve başla projesi olmadığı, katılım ve disiplin gerektirdiği paylaşılmalıdır.
-ERP projelerinin başarıya ulaşması için yazılım şirketi, danışman ve şirket üçlüsünden en çok efor sarfedecek, projeye zaman ayıracak, sahiplenecek tarafın şirket olduğu gerçeği unutulmamalı.
İşletme Proje Ekibinden ve Personelden Kaynaklanan Problemler
-Proje ekibinin günlük iş yoğunluğu sebebiyle çalışmalara katılımda sıkıntı yaşaması. ERP kullanıcılarının uygulamayı ikinci bir iş gibi görmeleri.
-Proje ekibinde yapılan sık değişiklikler.
-Projenin kullanıcılar tarafından yeterince sahiplenilmemesi.
-Personelin isteksizliği ve eğitim eksikliği.
-Değişime kapalı ve yeni sistemlere uyum sorunu yaşayacağını düşünen, işini kaybetme korkusu taşıyan çalışanlar.
-KOBİ’lerde hem uygulamada hem de projenin sürdürülmesi için gereken insan kaynağı bulunmasının zorluğu.
-ERP uygulamaları sadece bilgi işlem ya da üretim bölümlerinin sorumluluğu olduğunun düşünülmesinden dolayı diğer departmanların aktif projeye dahil olmamaları.
-Proje organizasyonu sırasında ekibin projeye ayırması gereken zamanların disiplin altına alınarak iyi planlanmaması.
Danışmanlardan Kaynaklanan Problemler
-Danışmanlar üst yönetime, yöneticilere ve kullanıcılara yeni bakış açıları kazandırmalı, eğitim ve koçluk ile dış kaynağa en az ihtiyaç duyacak bir sistem kurgulamalıdır. Danışmanlık hizmeti mali yapı, bütçe ve performans sistemleri, üretim ve verimlilik, insan kaynakları sistemi kurulması gibi değişime açık alanlarda alınmaya devam edilebilir.
-ERP sistemini kuracak olan danışmanlık şirketlerinin de yazılım kurulum deneyimi yanı sıra KOBİ’lere süreç ve organizasyon konusunda da yönlendirme yapabilmesi önemlidir.
-Danışmanlar, ERP’den önce üst yönetim ve çalışanlara süreç ve organizasyon eğitimleri verilmelidir.
-Danışman şirketin proje yaklaşımı, uygulayacağı metodoloji, projenin başarısında büyük rol oynar.
-Yazılım üreticisi firma danışmanlık hizmetini kendi personeli ile veriyorsa tüm bu kriterler onlar içinde geçerlidir.
Proje Üreticisinden Kaynaklanan Problemler
-Eğitim ve uygulama desteğinin yetersizliği.
-İş süreçleri açısından sektörel gereksinimlerin karşılanamaması.
-ERP Projesinin, uygulamaya alınması sırasında ve uygulamaya alındıktan sonra, gereksinim duyulacak değişimlere karşı çözüm üretmekte yetersiz kalması. Hantal yapıda üretilen yazılımların hızlı değişime ayak uyduramaması.
-Yöneticilerin bilgiye erişmek için, gereksiz menüler arasında dolaşarak boğulmaları, ara yüzlerin yöneticilerin ihtiyaçları doğrultusunda belirlenememesi.
-KOBİ’nin isteyeceği her detayı sistemde gerçekleştireceğine dair söz vererek projeye başlanılması ve projenin tamamlanmasının ardından bakımı ve sürdürülebilirliği zor ERP sistemlerinin oluşması.
-Kullanımı zor, protokolü fazla yazılımların pratik akışı engellemesi.
